LP2MUNMUL – Pelatihan Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) staf tendik Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LP2M) Universitas Mulawarman berlanjut hari ini, Selasa (8/6/2021) secara luring dan daring. Materi hari kedua ini tentang Tata Kelola Naskah Dinas dan Pengelolaan kearsipan.

Narasumber untuk materi pertama adalah Koordinator P3KW-KP LP2M Unmul, Dr. Rosmini, SH, MH tentang Tata Kelola Naskah dan Pertanggungjawaban Secara Administrasi dan Materi Kedua dari Ketua UPT Kearsipan Ir. Agus Susanto, M.Si dan Bisri Mustofa yang membahas tentang Pengelolaan Kearsipan LP2M Unmul. Bertindak sebagai Moderator Arpian.

Rosmini memaparkan bahwa nota dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Universitas Mulawarman. Landasan regulasi tentang naskah dinas sesuai dengan Peraturan Rektor Universitas Mulawarman Nomor 13 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas serta Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

“Dalam regulasi tersebut terdapat penjelasan teknis tentang penggunaan huruf, format surat hingga isi dapat dilihat di lembar lampiran tersebut. Untuk naskah peraturan dan surat keputusan diketik dengan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 sedangkan naskah surat edaran, surat tugas, nota dinas dan memo diketik dengan jenis huruf Times New Roman, dengan ukuran huruf 12,” ungkap Rosmini.

Lebih lanjut Rosmini memaparkan mengenai kewenangan dalam penandatangan naskah dinas. Rektor menandatangani hampir semua naskah dinas terutama naskah peraturan dan surat keputusan. Untuk LP2M hanya mendapat kewenangan menandatangani surat tugas, surat dinas, surat undangan. “Ada lima yang tidak boleh dibuat oleh LP2M diantaranya adalah membuat naskah surat perjanjian, sk, instruksi, edaran dan peraturan,” jelasnya.

Dosen Fakultas Hukum Unmul ini menekankan agar LP2M membuat standarisasi dalam pelimpahan tugas. Ia juga mengimbau tentang penyalahgunaan administrasi yang bisa membawa pada unsur pidana. “Tentang penyalahgunaan ini akan menjadi unsur pidana apabila ada persekongkolan dan memperkaya diri,” tegasnya.

Sementara itu, dalam pengelolaan kearsipan Bisri Mustofa mengungkapkan nilai strategis dalam pengarsipan dokumen dalam sebuah lembaga. Pasalnya seringkali karena persoalan pengarsipan dianggap kecil sehingga dinafikkan, namun suatu saat dapat menjadi masalah besar. “Misalnya soal dokumen tanah milik LP2M kalau tidak diarsipkan suatu saat akan seperti Pemda Dki Jakarta yang harus membeli semua asset-asetnya sendiri karena dokumen yang tak diarsipkan dengan baik oleh pemda mereka,” ujarnya.

Pada kesempatan yang sama Ketua UPT Kearsipan Ir. Agus Susanto, M.Si menyarankan penting bagi LP2M menyiapkan satu orang arsiparis dalam mendokumentasikan naskah-naskah dan dokumen milik LP2M. “Arsip itu jati diri. Bahkan bisa dikenai sanksi hukum bila menghilangkan dokumen,” terang Agus. (NRH)

LP2M Unmul, Naskah Dinas, Arsip, Tendik